(#393) Hoe kunnen we zorgen dat IT-projecten bij de overheid niet ontsporen?

Podcast
1

https://computerclub.online/afleveringen/393-overheid-it-tiktok

Deze week vertellen we hoe er bij de overheid nog maar eens tientallen miljoenen werd opgesoepeerd aan IT-projecten die niet werden gelanceerd.

Wat kan er beter worden aangepakt?

1 like
2

Overheden wijzen projecten doorgaans toe aan de lowest bidder van de aanbesteding. Misschien is dat toch niet de beste manier van werken?

4 likes
3
  • Gunningcriteria idd.
  • Het helpt ook als je interne competenties opbouwt om op zijn minst te beoordelen wat geleverd/niet geleverd wordt
  • Politieke inmenging beperken
  • Alle problemen in 1 keer proberen oplossen die zich over 30 jaar hebben opgestapeld is ook altijd en overal al een succesformule gebleken
:wink:
6 likes
4

Als je chaos automatiseert, krijg je geautomatiseerde chaos.

Dat is is in een notendop het probleem :slight_smile:

Daarboven op is de scope van deze projecten altijd te groot en geen of beperkt intern beheer van de projecten. Want er lopen wel projecten goed binnen de overheid waar we niets van horen.

Deze megaprojecten moeten via IT een organisatie probleem oplossen, dat lukt nooit tenzij je iemand hebt die echt kan beslissen

3 likes
5

Volgens mij is het grootste probleem wat Smollie aanhaalde in de podcast: het ambtstermijn-denken.
Maar misschien zou dit korte-termijndenken ook een opportuniteit kunnen zijn, als ze een MVP kunnen uitbrengen binnen hun ambtstermijn, dan boeken ze succes.

En het tweede grootste probleem is dat er te veel juristen en te weinig technici in de politiek zitten (of toch binnen de gevestigde waarden en de particratie die het voor het zeggen heeft). Daar kunnen wij iets aan veranderen in het stemhokje. Tweakers maakt elke verkiezingen in Nederland een overzicht, waarbij ze inzoomen op de technische onderwerpen van de programma’s van de deelnemende partijen. Zoiets zou in BelgiĂ« ook welkom zijn, maar dan moet je een platform vinden die groot genoeg is om die taak op zich te nemen, met een bereik dat groot genoeg is om impact te hebben. (Sorry, ik vrees dat CC daar niet aan voldoet :slight_smile: )

1 like
6

Ik ben gekend om al eens een kleine novelle hier te schrijven, en het onderwerp kan aanleiding zijn tot een reeks waar The Lord Of The Rings serie een puntje aan kan zuigen, maar ik zal het beperkt proberen houden:

  • Het systeem van openbare aanbestedingen is inherent slecht en zorgt er voor dat de “groten” aanbestedingen uitschrijven voor de “groten”, idealiter zichzelf. De overheid heeft niemand die voor de overheid “vecht” zoals je dat bij je eigen bedrijf zou doen. Dus men huurt consultants om iets uit te schrijven, die alleen maar baat hebben om het gigantisch te maken, want dat zijn veel uren die ze kunnen rekenen. Wat automatisch lijdt tot een gigantisch groot project waar alleen maar de grote boites op kunnen meedoen, want niemand anders heeft zoveel mensen ter beschikking en kan al die rollen invullen. Het is een ons bedient ons verhaal van de bovenste plank waar de partijen die mee doen alleen maar baat hebben bij gigantisch veel uren afrekenen. De mensen bij de overheid die in contact staan met die grote bedrijven worden ook goed onderhouden door die bedrijven op vele creatieve manieren.
  • Iedereen die ervaring heeft in software projecten en recht in zijn schoenen staat en een integer persoon is, weet dat zo’n projecten technisch nooit kunnen slagen en eigenlijk gewoon die grote consultancy agencies zijn die mensen verkopen aan belachelijke dagprijzen. Software schrijven werkt niet op die manier. Mss heel lang geleden kon dat, vandaag de dag is dat uitgesloten.
  • Op die manier sluit je ook elke innovatie & participatie van een startup uit. Want ja, je moet aan kunnen tonen dat je vier project managers hebt, 8 business analysten, 24 developers, een 24/7 support team en een SLA van 99.99%. O ja, en ik welke klasse zit jouw bedrijf en hoeveel tientallen miljoenen omzet draai je? Want anders kan je niet beginnen natuurlijk, want zo’n klein bedrijfje is toch een risico dat het mis gaat. Verrassing, alle grote projecten falen ook
 en niet dat ze er wakker van liggen. Bij een startup kan je er dan tenminste nog van uitgaan dat de mensen hun kop er bij zullen neerleggen want zij hebben veel te verliezen. They care about their business. Je ondersteunt dan trouwens ook Belgische startups, niet Franse mega-consultancy-agencies
 zou een veel beter systeem zijn om bedrijven te betalen voor werk ipv subsidies geven voor vanalle startende bedrijven. Geef ze gewoon werk. Of is dat een te zot idee.
  • Het is wraakroepend (en volgens mij ethisch zeer discutabel) hoe mensen aan de overheid zich gedragen met belastinggeld, en dat uitgeven alsof dat maar de normaalste zaak van de wereld is. Als je een bedrijf opricht en je verdient veel en koopt een Porsche. Fine, je hebt er voor gewerkt. Als je bij de overheid werkt is dat niet zo. Je hebt dat niet verdiend, dat is geld van mensen die daar voor gewerkt hebben en moeten afgeven hebben. Ze hebben daar niet echt voor gekozen. Draag daar dan zorg voor, en laat dat maximaal renderen. ‘t is natuurlijk gemakkelijk want elk jaar “ligt het er” zonder dat je opnieuw moet verkopen, maar dat doet er niet toe. Nu, zoals ik al zei, niemand verdedigt de overheid, of dus de mensen.


 en zo kan ik maar blijven doorgaan. Maar dit zijn toch wel de grootste frustraties.

15 likes
7

100% dit.

ik wou zeggen een goeie product manager die scope kan bewaren, beginnen met een MVP, en daar op verder bouwen ipv consultants die alles overdenken en te complex maken omdat iedereen zijn mening belangrijk is en het alles moet kunnen.

2 likes
8

Kleinere opdrachten. In plaats van heel de politie te digitaliseren en alle services aan elkaar te koppelen, voorzien een aanbesteding die een standaard definieerd, toegepast op het werkveld. Daarna kan je feature-gewijs verderwerken. Een adaptor voor de cameras, een voor het PV systeem,
 op die manier kan je kleinere, behapbare opdrachten uitschrijven waar ook KMO’s op kunnen intekenen. En waarmee ke bad actors kan onderscheiden. Al vergt dit technische kennis bij de ontwikkeling van de einddoelen


6 likes
9

Werken met Europees geld. Daar zitten voorwaarden aan en ineens worden deadlines gehaald.
Ik test nu als end user een overheidsproject dat echt administratie gaat vereenvoudingen en voor het eerst ben ik onder de indruk.

3 likes
10

Ik kan hier een hele boom over opzetten wat allemaal fout is want heel wat ervaring met uitschrijven, beantwoorden en uitvoeren van openbare aanbestedingen binnen IT sector, voornamelijk Europees, maar het hele publieke aanbestedingen model voor softwareprojecten is mijn inziens wel (al lang) failliet.

Dit gezegd zijnde, drie succesvolle behoorlijke grote projecten opgeleverd (met een groot team uiteraard) maar in verhouding met i-Police klein.

De kunst is om -eenmaal gegund- geld en contract uit de weg te krijgen, een goede relatie te bouwen met de stakeholders en een “geven-en-nemen” cultuur te creĂ«ren op scope en timeline. Uiteraard alle andere voorwaarden zoals bij een gewoon project gelden ook, zoals een bekwaam team, etc.

2 likes
11

Ik volg het argument van ambtstermijndenken eigenlijk niet zozeer.

In tegendeel, ministers en kabinetten houden zich zelden bezig met het IT gedeelte, waardoor falende projecten net heel lang kunnen blijven lopen.

12

Naast de aanbestedingsprocedure die ‘neutraal’ probeert te zijn (maar net om bovengenoemde redenen daar niet in slaagt) zijn er helaas nog andere bemoeilijkheidsfactoren. Niet alleen verschillen politieke prioriteiten over de legislaturen heen, verschillende (federale) instellingen/afdelingen leggen verantwoording af aan meerdere ministers (door zowel geclusterde als gefragmenteerde bevoegdheden), met als gevolg dat zelfs tijdens dezelfde legislatuur conflicten in prioritering kunnen optreden doordat elke minister en zijn kabinet (soms) tegenstrijdige belangen/prioriteiten hebben (en daarom om dezelfde werkkrachten ‘strijden’), waardoor de administratie vaak het geweer van schouder moet veranderen. Het klopt dat ministers en hun kabinetten niet zozeer individuele IT-projecten opvolgen, maar de onzekerheid in prioriteiten heeft een sterke impact op resource planning en continuïteit (gezien niet alleen externen, maar ook internen tijd moeten kunnen voorzien om aan dergelijke projecten te spenderen).

Daarbovenop werken meeste projecten met een jaarbudget (doordat de budgetten van administraties ook op jaarbasis worden ingeschat, opgemaakt en gevalideerd door het parlement). Het nadeel hiervan is dat projecten de druk voelen om hun jaarlijks budget op te gebruiken, want het resterende bedrag gaat op het einde van het jaar naar de schatkist (wat goed is om de reserves van de regering/overheid te spijzen, maar nefast is voor je werkingsbudget). Dat motiveert dus om meer te gaan uitgeven dan dat het project op dat moment misschien nodig heeft (aka te grote scope (teveel tegelijk willen doen), inhuren van consultants, het overslaan van een grondige analyse om snel iets te willen ‘opleveren’, enz) wat vaak nog eens wordt versterkt als het om een politiek gevoelig project gaat (de uitvoerende macht wil dan zo snel mogelijk kunnen scoren met een ‘eindresultaat’ om de publieke opinie te beïnvloeden).

Ik ga volledig akkoord dat de overheid nu vooral moet inzetten op het vergroten en versterken van de eigen interne kennis in product management door actiever ‘nieuwe’ profielen (zowel in skills als in mindset) aan te werven en tegelijk aan reskilling en upskilling te doen van de bestaande medewerkers om die product mindset te cultiveren. In dat opzicht mag (moet?) de overheid zich meer gaan gedragen als een techbedrijf door in te zetten op dynamische capabilities/werkprofielen/medewerkers die ingezet moeten kunnen worden afhankelijk van de noden (dat betekent ook dat kennis van externe consultants actiever moet worden geïnternaliseerd).

Ook daar zit je met een zekere historiek en wettelijk kader (statutair vs contractueel + vakbonden, maar dat zou in de nabije toekomst moeten veranderen met een aangepast wettelijk kader dat contractuelen ongeveer dezelfde rechten/kansen geeft als statutairen). Op zich een vrij grote change, maar lijkt me de meest ‘haalbare’.

Die grotere expertise kan als indirect gevolg hebben dat aanbestedingsprocedures ook vanuit een ander perspectief worden bekeken (misschien niet zozeer op procedureniveau, maar dan wel inhoudelijk). We kunnen maar hoopvol zijn :wink:

2 likes