Hoe beschermen jullie je productieve uren tijdens de werkdag zodat niet iedere dag gewoon ontaardt in mails beantwoorden en het hebben van ongewenste teams conversaties. Voor mij is dit een dagelijkse struggle door het teveel aan communicatie kanalen en de eindeloze triggers.
+
Hoe houden jullie je eigen to do’s bij? En hoe track je je eigen progress tav deadlines?
Drop hier jullie productiviteitstips! Dat mag gaan van behavioural tot de apps natuurlijk!
Een ding dat ik een half jaar geleden geïmplementeerd heb en echt werkt:
Ik hou een “logbook” bij in Notion.
Daar schrijf ik per dag op wat ik die dag wil doen, wat ik gedaan heb, waar ik dankbaar voor ben die dag en long term todo’s (zaken die niet op een roadmap staan maar wel moeten gebeuren maar nu geen tijd voor. Denk aan een bepaalde functie refactoren, cleanup, documentatie updaten…).
Aan het eind van de dat vul ik dit in voor de volgende dag (wat ik wil doen)
Tijdens de dag schrijf ik wat ik gedaan heb kort op.
Beide punten zijn super handig om in stand up efficiënt te kunnen zijn doordat je niet om 8u30 half in slaap moet nadenken wat je gisteren juist had gedaan haha.
Gezien ik in een aantal bedrijven bezig ben en een drietal kinderen en vrouw heb met ook allemaal hun bezigheden, ken ik het gevoel. Nu gebruik ik volgende systeem dat vrij goed lukt en mij toch het idee geeft dat ik dingen kan afwerken:
Het belangrijkste is context/mind/task switchen vermijden… want dat kost veel tijd en geeft je op het einde van de dag het gevoel dat je niets gedaan hebt. De kost van mind switching wordt onderschat (mind switching is bvb je werkt aan een taak een half uur, moet dan een half uur bellen voor een ander project, dan terug een uur naar wat je bezig was, dan een meeting. En ondertussen nog vier emails die je gedaan hebt die je zag binnenkomen, en drie Teams conversaties. Je hebt voor die taak dan geen anderhalf uur gewerkt, want het veranderen van mindset kost veel tijd voor je terug in de zone zit. Dus daar probeer ik heel hard op te letten.
Ik probeer mijn meetings te groeperen in de week. Zo bijvoorbeeld is maandag == meetingdag. Dus als er “wekelijkse” of regelmatige meetings zijn, zal ik die altijd naar maandagochtend of indien niet anders kan, middag te plaatsen. Tweede dag in de week is vrijdagochtend. Dat lukt niet altijd perfect, want, met klanten is dat niet haalbaar, maar het feit dat ik maandagochtend vijf of zes meetings op rij heeft zorgt er voor dat ik weet dat ik dan niet echt code zal schrijven, maar in de rest van de week veel meer vrije uren zal hebben. Tussen de meetings vaak ook wel wat korte perioden niets te doen: ideaal voor mails en todo’s (zie verder)
Meetings met externen die kort zijn gaan altijd via Teams, spaart traveling time/cost uit. Natuurlijk, belangrijke meetings altijd face2face
Windows heeft een niet storen knop… die mag je gebruiken. Ik spreek meestal met de mensen volgende zaken af: moet je morgen of later een antwoord krijgen: → stuur email. Wil je vandaag nog zeker antwoord → stuur Teams of Whatsapp (die wij niet beschouwen als verplicht direct te antwoorden). Is een direct antwoord nodig → Bel mij.
1 of max 2 dagen thuis… zorgt er voor dat er betere interactie is met mensen, zorgt er voor dat je niet alle dagen in Teams doorbrengt, maar bij echte mensen.
1 of max 2 dagen thuis… zorgt er voor dat ik die twee dagen kan inplannen zonder meetings en puur op uitvoeren van taken (thuiswerken moet zeer productief zijn, dus wil zeggen dat je dat ook moet voorbereiden dat je dan alles weet en hebt om dat te kunnen doen)
alle meetings waar ik niet absoluut noodzakelijk ben, neem ik niet aan deel. Mensen zetten vaak andere mensen in CC met het idee dat het wel “handig” of “interessant” is. Handig en interessant is geen reden… Ooit heb ik ergens eens van een slimme sjarel gelezen: being busy is a form of laziness. En dat klopt. Heel veel mensen hebben het altijd maar druk druk druk want ze moeten echt waar in elke mogelijk meeting bijzitten, dat denken ze en op den duur zijn ze daar ook wat aan verknocht, want het komt goed over naar anderen als je altijd druk druk druk bent. Maar eigenlijk is dat luiheid… hoewel iedereen die altijd maar in meetings zit daar heel boos over zal worden :-). Die ene sjarel die altijd maar zit te werken aan zijn bureau, die heeft zeker niet veel te doen.
op donderdag kijk ik al naar de week erna en vul ik mijn outlook agenda al volledig in met “blokken” (3 a 4 uur, soms een hele dag) die een taak/project bevatten. Bvb, ik werk aan drie projecten tegelijkertijd, dan zal ik, naargelang het project en het werk nodig, daar hele of halve dagen inzetten en probeer ik dat te respecteren. Op die manier weet ik dat alles aandacht geef (kunnen ook blokken voor familie/gezin zijn). Meetings zal ik een blokken steken die minder belangrijk zijn (als het dan toch moet, en, altijd proberen groeperen)
Mails doe ik ook in blokken en niet wanneer ze binnen komen. Meestal in het begin van de dag, op de middag, en in de late middag.
Omdat ik al ouder wordt en vergeetachtig (ben ik eigenlijk altijd al) heb ik nu ook de app TickTick om mijn todo’s te managen, en daar zet ik dan ook altijd datums bij. Alles waar ik aan denk dat ik nog moet doen, maar niet dringend is zet ik daar in met een target date, en, bekijk ik 's morgens, 'smiddag en 's avonds. Ik probeer de dingen op de target date af te werken. Gaat een beetje samen met die mails. Een korte periode (half uur, tot een uur) van allemaal die kleine dingen afhandelen. Vaak worden mails een todo in TickTick met een target date en wordt de mail geklasseerd.
Ik hou van “inbox zero”… geen enkele mail in mijn inbox. Ik bereik dat regelmatig. Je hebt geen idee wat een zaligheid is om te weten dat er geen mails meer zijn in je inbox waar je moet naar kijken (want alles staat gepland). Inbox zero is de ideale status om echt te werken
Zaterdagavondproza… mogelijks met veel typo’s. Excuses daarvoor.
Zeer interessante thread ! Hier niet anders dan wat reeds vermeld is.
Focus periodes inplannen en context switching vermijden. Soms ook even Slack en mails afsluiten of Slack “pause notifications” instellen of een emoji status toevoegen “ focus time”. Op het werk hadden we ook de gewoonte dat je in “do not disturb” modus zat als je een koptelefoon/airpods in had (minder interruptions). Vroeger ook Pomodoro timers geprobeerd voor focus, maar meh… Ik probeer ook om niet veel meetings te hebben (durf jezelf op “maybe attending” zetten of declinen). Collega’s die (door bv. een manager functie) sowieso veel meer meetings hebben, zijn wel tevreden over het gebruik van reclaim.ai om de week wat slimmer in te plannen in aansluitende blokken, zoals Wimpi doet.
Slack’s “later” functie om berichten opzij te zetten waar ik nog een actie voor moet ondernemen. Anders lees je iets, en ga je al snel down the rabbit hole terwijl je eigenlijk aan een andere taak bezig was.
Zero mails inbox proberen bereiken. Een goede mail client zoals Spark helpt daarbij wel (mails archiven indien geen actie nodig is, mails snoozen als ik geen tijd heb, mails aside zetten als ik ze nog eens ga nodig hebben).
Todo management in Things. Ik probeer regelmatig een andere app zoals ticktick, maar ik keer na een tijdje terug naar Things Een goeie post met tips hierover had ik hier en hier eens gelezen.
Raycast (of Alfred) met handige extensions (gitlab search, github search, Jira, AWS services, zoom/calendar, jetbrains search, vscode search, …) zijn ook wel een geweldige productivity boost.
De weekly journal die Quinten vermeld had, doe ik ook. Gestart nadat ik Sam Selikoff dit publiek zag doen (al is hij wel gestopt met posten): Work journal . Ik heb een Notion template button gemaakt van Sam zijn versie, zodat ik elke week een nieuwe lege section kan toevoegen aan mijn journal with the click of a button… Helpt ook zeer goed bij standups of quarterly reviews om je nog details te herinneren
Ik werk zelf al sinds covid 4/5 remote, meeste collega’s zitten all over the world anyway, maar het is echt een challenge om idd niet continu te switchten zoals @wimpi aanhaalt. Het geeft een vals gevoel van productief zijn dat ‘multitasken’ tussen apps, maar in werkelijkheid weinig gedaan krijgen of niet lang de focus houden op werk dat daar echt om vraagt. Ik ga zeker met jullie tips aan de slag want verder dan agenda blocking ben ik nog niet geraakt en dan nog wint mijn instant gratification monkey het vaak.
Nog een toevoeging op wat @wimpi zei i.v.m. niet relevante meetings, wij hanteren de “law of two feet”.
Blijkt een meeting waar je in zit niet interessant/relevant/storend voor jou? Gebruik zonder judgement uw twee voeten en verlaat de meeting.
In het begin even wennen maar het werkt wel. Vooral bij het soort meetings waar half het bedrijf wordt uitgenodigd haha
Wij werken met EOS om gestructureerd te kunnen werken en overbodige (interne) meetings te vermijden. Daarnaast veelal meetings online.
Voor mij persoonlijk werkt de combo van Todoist en de "EOS Life Journal en planner) echt goed! Vaak onderschat, naast vooruit plannen, is de weekly en monthly review.
! Hier niet anders dan wat reeds vermeld is.
focus time”. Op het werk hadden we ook de gewoonte dat je in “do not disturb” modus zat als je een koptelefoon/airpods in had (minder interruptions). Vroeger ook Pomodoro timers geprobeerd voor focus, maar meh… Ik probeer ook om niet veel meetings te hebben (durf jezelf op “maybe attending” zetten of declinen). Collega’s die (door bv. een manager functie) sowieso veel meer meetings hebben, zijn wel tevreden over het gebruik van reclaim.ai om de week wat slimmer in te plannen in aansluitende blokken, zoals Wimpi doet.
Een goeie post met tips hierover had ik hier en hier eens gelezen.